Ce qu'offre le programme QuickBooks pour startups
QuickBooks offre aux startups éligibles 150 $ de crédit pour QuickBooks Online : le grand livre, les flux bancaires et de cartes qui le remplissent, la facturation et les comptes clients, la catégorisation des dépenses et les rapports que votre comptable consulte en fin d'année.
QuickBooks se trouve dans la catégorie Finance sur AI Perks, qui suit 7,7 millions de dollars de crédits pour 194 entreprises.
150 $ est le chiffre le plus bas de ce catalogue, et il n'y a pas de façon honnête de le maquiller. Ce qu'il permet d'acheter n'est pas une marge de manœuvre. C'est le coût de la mise en place d'un véritable grand livre au premier mois au lieu du quatorzième, là où se trouve l'argent réel.
La forme que prend le crédit, les plans auxquels il s'applique et qui est éligible varient selon les cycles du programme. Les conditions actuelles sont indiquées sur getaiperks.com.
À quoi sert réellement un logiciel de comptabilité
Un système comptable n'est pas un endroit pour stocker des reçus. C'est la source unique de vérité pour ce que votre entreprise a gagné, devait et dépensé, et toutes les parties externes qui vous posent une question financière s'en servent.
Cette liste de parties externes est plus longue que ce que les fondateurs attendent : votre expert-comptable au moment des impôts, vos investisseurs lors de la diligence, votre banque si vous souhaitez un prêt, un prestataire de paie, un acquéreur, et éventuellement une autorité fiscale.
Quatre niveaux se situent dans la classe de produits et sont adoptés à différents moments :
- Le grand livre et les flux. Les transactions bancaires et par carte affluent automatiquement et sont catégorisées selon un plan comptable. C'est la partie qui doit exister dès le premier jour.
- Les comptes clients. Factures, liens de paiement, rapports d'ancienneté et suivi de ceux qui n'ont pas payé.
- La comptabilité fournisseurs et les dépenses. Factures, paiements aux sous-traitants, saisie de reçus et remboursements.
- La paie et les impôts. Généralement un module complémentaire payant plutôt qu'une partie de l'abonnement de base, tarifé par employé.
Le point stratégique est que vous choisissez un système d'enregistrement, pas un remplacement de tableur. Changer de plateforme comptable après deux ans est l'une des migrations vraiment douloureuses dans la vie d'une startup, car le grand livre historique bouge rarement proprement et vos comparatifs de l'année précédente sont ce que la diligence veut réellement voir.
Comment le coût de QuickBooks évolue avec votre croissance
L'abonnement est la ligne la moins chère de votre pile comptable et celle sur laquelle tout le monde se base. Le coût évolue en réalité avec le nombre d'employés, le volume des transactions et le temps humain nécessaire pour maintenir le grand livre propre.
Les chiffres ci-dessous sont des tailles de référence pour une entreprise américaine en phase de démarrage. Les prix des plans, les taux de traitement et les honoraires professionnels évoluent, alors vérifiez les chiffres actuels auprès du fournisseur avant de les modéliser.
| Ligne de coût | Ce qui la détermine | Taille annuelle de référence |
|---|---|---|
| Abonnement QuickBooks Online | Niveau du plan et sièges utilisateurs | Quelques centaines à quelques milliers de dollars |
| Module complémentaire de paie | Frais de base plus par employé par mois | 10 employés coûtent couramment quatre chiffres |
| Paiements par carte sur les factures | Pourcentage du volume facturé | 300 000 $ collectés par carte à environ 3 % représentent environ 9 000 $ |
| Collecte ACH sur les factures | Pourcentage plus faible, souvent plafonné par transaction | Généralement une petite fraction du chiffre de la carte |
| Aide-comptable ou contrôleur fractionné | Volume et complexité des transactions | Couramment 4 000 $ à 18 000 $ |
| Déclaration de revenus et dépôts par un expert-comptable | Type d'entité, États, revenus | Couramment quatre chiffres |
| Nettoyage de fin d'année d'un grand livre négligé | Mois de transactions non catégorisées | Dépasse fréquemment l'abonnement annuel plusieurs fois |
Lisez la dernière ligne par rapport au titre. Le crédit vaut 150 $. La reconstruction d'une année de transactions non catégorisées avant une demande de diligence coûte un ordre de grandeur de plus, et cette facture est engagée par l'inaction plutôt que par un choix.
L'autre point structurel : l'acceptation des paiements est tarifée en pourcentage tandis que le logiciel est tarifé par abonnement. Au-delà d'un certain volume facturé, la ligne de traitement devient discrètement la plus grande de votre pile financière, et elle croît avec le chiffre d'affaires plutôt qu'avec le nombre d'employés. AI Perks répertorie la catégorie Finance côte à côte afin que cette comparaison soit effectuée avant que vous n'ayez douze mois d'historique bloqués dans une seule configuration.
Pourquoi 150 $ est le plus petit chiffre dans la conversation
Le crédit vaut 150 $. Les positions fiscales qu'un grand livre propre débloque pour une startup américaine valent plusieurs ordres de grandeur de plus, et elles dépendent entièrement de la tenue de livres catégorisée.
L'exemple le plus clair est le crédit d'impôt pour la recherche et le développement. Une petite entreprise qualifiée peut l'appliquer aux impôts sur les salaires plutôt qu'à l'impôt sur le revenu, ce qui est extrêmement important pour une entreprise avant bénéfices qui ne doit pas d'impôt sur le revenu à compenser. Les plafonds de référence ont considérablement augmenté ces dernières années, alors vérifiez la limite actuelle auprès d'un expert-comptable plutôt qu'avec un chiffre dont vous vous souvenez à moitié.
Ce que cette demande nécessite, c'est un grand livre où la paie de l'ingénierie, les dépenses des sous-traitants et les coûts qualifiés sont effectivement séparables. Si tout est regroupé dans un seul compartiment appelé "dépenses", l'étude est coûteuse et la demande est plus petite.
Trois autres positions suivent le même schéma :
Comptabilité d'exercice par opposition à la comptabilité de trésorerie. La base de trésorerie est plus simple et c'est sur quoi la plupart des fondateurs commencent. Les investisseurs institutionnels s'attendent à la comptabilité d'exercice à la Série A, et la conversion rétroactive est douloureuse. Décidez délibérément, tôt.
Capitalisation du développement logiciel. Le traitement américain des dépenses de R&D a changé plus d'une fois récemment, et par moments, il a obligé les entreprises à amortir les coûts plutôt qu'à les passer en charges, produisant un revenu imposable pour une entreprise qui a perdu de l'argent. Les dépenses nationales et étrangères ne sont pas traitées de la même manière. Votre structure de grand livre détermine la difficulté de calculer tout cela.
Exposition fiscale des États. Les employés et sous-traitants à distance créent des obligations de déclaration dans des États que vous n'avez jamais visités. Le grand livre est l'endroit où cela devient visible pour la première fois.
Rien de tout cela n'est exotique. C'est la raison habituelle pour laquelle une prime de 150 $ sur un produit comptable vaut plus que sa valeur nominale, à condition de l'utiliser pour bien démarrer. Catégorie par catégorie, getaiperks.com est l'endroit où voir ce qui est proposé en plus.
Avec quoi les crédits QuickBooks se cumulent
Les crédits comptables se cumulent proprement avec presque tout, car vos livres sont l'endroit où chaque autre facture est enregistrée plutôt qu'une facture en soi.
Suivez les données qui affluent dans le grand livre et chaque source a son propre programme de démarrage :
- Les plateformes bancaires et de cartes d'entreprise alimentent les transactions, et la plupart proposent leurs propres offres de crédit.
- Les fournisseurs de paie et de PEO injectent la plus grande ligne de dépenses dans vos livres.
- Les processeurs de paiement injectent les revenus, et leurs frais en sont un pourcentage.
- Les crédits pour les outils cloud, les modèles et l'IA réduisent les lignes de dépenses que vos livres enregistrent en premier lieu.
Une entreprise détenant un crédit bancaire, un crédit de traitement, un crédit comptable et une subvention cloud a couvert quatre factures qui ne partagent pas de compteur commun. Cette absence de chevauchement est la raison de considérer la catégorie Finance sur AI Perks comme un ensemble plutôt qu'une prime à la fois.
Les conditions des programmes financiers évoluent également plus souvent que celles des infrastructures. Ce qui ne convenait pas le trimestre dernier convient souvent maintenant.
Ce que les fondateurs font mal concernant la comptabilité des startups
L'erreur coûteuse n'est pas de choisir le mauvais logiciel. C'est de considérer le grand livre comme une corvée de fin d'année au lieu d'une corvée mensuelle.
Cinq schémas, à peu près dans l'ordre de leur coût :
Différer tout à la saison des impôts. Douze mois de transactions non catégorisées constituent un projet de nettoyage, pas un dépôt. Cela coûte de l'argent réel, retarde votre déclaration et produit des chiffres auxquels personne ne fait confiance.
Ne jamais réconcilier. Connecter un flux bancaire n'est pas de la tenue de livres. Si le solde du grand livre n'a jamais été rapproché du solde du relevé, les rapports sont de la décoration.
Un plan comptable que personne n'a conçu. Les catégories par défaut sont génériques. Si vous ne pouvez pas séparer la paie de l'ingénierie, les dépenses cloud et les ventes et le marketing, vous ne pouvez pas calculer une marge brute, un multiple de rotation ou un crédit de R&D sans refaire une année de travail.
Mélanger dépenses personnelles et professionnelles. C'est le moyen le plus rapide d'affaiblir le voile corporatif, et cela rend chaque nettoyage ultérieur plus coûteux.
Supposer que le logiciel remplace un comptable. Il remplace la saisie de données. La structure de l'entité, la reconnaissance des revenus, la rémunération en actions et les dépôts multi-états sont des appels au jugement, et le logiciel vous permettra de vous tromper sur les quatre sans plainte.
Les règles d'éligibilité et les détails actuels des programmes pour QuickBooks et le reste de la catégorie Finance sont sur getaiperks.com.
Foire aux questions
Quelle est la valeur du programme QuickBooks pour startups ?
150 $ de crédit pour QuickBooks Online. C'est un petit chiffre par rapport à une pile financière où les modules complémentaires de paie, le traitement des paiements et le temps de l'aide-comptable dominent la facture. Sa valeur réelle est de mettre en place un grand livre approprié tôt plutôt que de payer pour un nettoyage plus tard. Les conditions actuelles sont listées sur getaiperks.com.
QuickBooks est-il le bon logiciel de comptabilité pour une startup ?
Pour une entreprise américaine, c'est le défaut, ce qui compte surtout car presque tous les experts-comptables et aides-comptables l'utilisent déjà. Des alternatives existent et certaines conviennent mieux à des modèles spécifiques. La décision qui mérite d'être mûrement réfléchie n'est pas la plateforme, mais qui tient les livres et à quelle fréquence.
Ai-je toujours besoin d'un aide-comptable si j'utilise QuickBooks ?
Généralement oui, après les premiers mois. Le logiciel automatise la saisie des données, pas le jugement. Quelqu'un doit réconcilier les comptes, corriger les transactions mal catégorisées et clore le mois. Les fondateurs qui sautent cela paient pour cela au moment des impôts ou lors de la diligence, généralement à plusieurs fois le coût.
Puis-je cumuler les crédits QuickBooks avec d'autres crédits de startup ?
Oui, et ils se combinent étonnamment proprement. Les livres sont l'endroit où chaque autre facture est enregistrée plutôt qu'une facture en soi, donc les crédits bancaires, de paie, de traitement et cloud se côtoient sans chevauchement. AI Perks suit 7,7 millions de dollars de crédits pour 194 entreprises.
Une startup doit-elle utiliser la comptabilité de trésorerie ou d'exercice ?
La base de trésorerie est plus simple et courante au tout début. La comptabilité d'exercice est ce que les investisseurs institutionnels attendent à la Série A et ce que la reconnaissance correcte des revenus exige. La conversion rétroactive est douloureuse, alors faites le choix délibérément avec un expert-comptable plutôt que d'accepter ce que l'assistant de configuration propose par défaut.
Que se passe-t-il lorsque le crédit de 150 $ expire ?
Vous payez l'abonnement ordinaire, qui est un coût mensuel modeste et la ligne la moins significative de votre pile financière. Il n'y a pas de falaise. Ce qui vaut la peine d'être corrigé tant que le crédit est actif, c'est le plan comptable et l'habitude de clôture mensuelle, car les deux deviennent coûteux à rattraper.
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Commencez le grand livre proprement. Le nettoyage coûte toujours plus cher que le logiciel.